Den Bearbeitungsstatus eines Antrags einsehen können wie bei einer Paket-Sendungsverfolgung? Bald möglich. Neben einer Selbstauskunft für Versicherte ist die Anwendung Prozesstracking besonders wertvoll zur Steuerung und Optimierung von Durchlaufzeiten für Geschäftsprozesse in der GKV. Damit die Software über einen Prozess Statusinformationen sammeln kann, muss zunächst geprüft werden, ob entsprechende Spuren – die Messpunkte zu einem Prozess – in oscare^® bereits vorhanden sind oder eine Spur gelegt werden muss.

Der Kunde sagt, woʼs langgeht

„In beiden Fällen kann der Kunde festlegen, welchen Arbeitsschritt er als messbaren Trackingpunkt haben möchte“, erläutert Michael Baumgärtner, Produktmanager bei der AOK Systems. „In den Prozessmodellen definiert er dann im Customizing, welche Ereignisse hintereinander für einen Prozess eintreten müssen.“ Erreicht z. B. ein Leistungsantrag die Krankenkasse, ermittelt ein BRFplus-Regelwerk im Hintergrund, zu welchem konkreten Geschäftsvorfall (Prozessinstanz) dieses Ereignis gehört, und ordnet es der entsprechenden Spur für den jeweiligen Prozess zu; z. B. dem Prozess Pflegeantrag. Dabei müssen sich Trackingpunkte nicht nur auf oscare^® beschränken. Auf Wunsch können auch Messpunkte außerhalb eingerichtet werden. Sind die Punkte definiert, schreibt oscare^® automatisch an verschiedenen Stellen Statusinformationen ins Prozesstrackingsystem.

Diese Statusinformationen beinhalten die Prozessstelle, den konkreten Geschäftsvorfall, die Zeit, den momentanen Bearbeiter und z. B. Ergebnisse. Das Prozesstrackingsystem prüft, ob diese Statusinformation gewünscht ist, speichert sie dann in der Prozesstrackingdatenbank (Prozesslog) und schreibt somit den Prozess fort. Diese Datenbank in oscare^® kann dann nach verschiedenen Kriterien automatisch oder manuell ausgewertet werden und auch für oscare^® BW Daten bereitstellen. Vorteil: Für eine Betrachtung eines „trackbaren“ Prozesses müssen keine kombinierten Berichte mehr herangezogen werden. Der Prozess ist auf Einzelprozessebene darstellbar. Prozesstracking wird sowohl für HANA als auch für Non-HANA-Datenbanken zur Verfügung gestellt.

Hoher Nutzen durch Statusinformationen

Die Anwendung ist für vier Nutzergruppen besonders interessant. Mitarbeiter im Controlling können die Informationen zur Steuerung und Optimierung verwenden, indem Durchlaufzeiten zu Prozessen ermittelt und definiert werden. Sachbearbeitern liegen Informationen über den Gesamtkontext bei der Kundenberatung vor und sie sehen, welche offenen und abgeschlossenen Prozesse bei einem Kunden bestehen. Arbeitsgruppen sehen, welche Arbeitsmenge ansteht und wie sich diese entwickelt. Und auch der Versicherte kann im Sinne eines Self-Services abrufen, in welchem Bearbeitungsstatus sich z. B. ein Pflegeantrag befindet. Das kann über die Online-Geschäftsstelle oder in Zukunft auch mit einem Trackingcode aus dem Internet geschehen.

Der Weg zur Spur

Ein Prototyp ist bereits implementiert. Dieser wird nun für fünf Prozesse zu einer Produktversion 1.0 ausgebaut. „Im zweiten Halbjahr führen wir ein Ramp-up mit dem ersten Kunden durch“, so Baumgärtner über die nächsten Schritte. „Wir gehen davon aus, dass Ende 2015 die Anwendung für den Produktiveinsatz verfügbar ist.“