Die beste Software kann nicht den gewünschten Erfolg bringen, wenn die Endanwender sie nicht bedienen können. Daher ist das Training der Mitarbeiter bei jeder Softwareumstellung eines der wichtigsten Teilprojekte. Für den Big Bang der BKK Mobil Oil mussten rund 1.400 Mitarbeiter in Sachen oscare^® innerhalb von drei Monaten von Null auf Hundert gebracht werden. Für die AOK Systems kein Problem, denn dort wird Training schon immer großgeschrieben. Das Unternehmen verfügt über zehn Jahre Erfahrung in der Vorbereitung und Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen.

Am Anfang jeder Softwareumstellung steht die Trainingsbedarfsanalyse. So war das auch bei der BKK Mobil Oil. Am 3. Januar war der Go live für die oscare^®-Umstellung. Zwei Jahre Projektarbeit lagen hinter allen Beteiligten. Am 3. Januar 2011 startete auch das Teilprojekt Training. Christian Clasen, Teilprojektleiter seitens AOK Systems: „Eine besondere Herausforderung war, dass alle Mitarbeiter der BKK Mobil Oil in einem engen Zeitkorridor trainiert werden mussten – der laufende Geschäftsbetrieb aber nicht einfach stillstehen durfte.“ Höchstens 50 Prozent der Mitarbeiter einer Abteilung konnten gleichzeitig trainiert werden. Damit das alles klappt, ist gute Planung nötig. „In einer Trainingsbedarfsanalyse wird genau definiert, welche Mitarbeiter wann, welche Qualifizierung benötigen“, erklärt Birgit Siepen vom Kompetenz-Center Projekte und Training der AOK Systems. 

Kompetent und pünktlich

Nach der Fertigstellung des Trainingskonzepts wurden alle Projektmitarbeiter trainiert. Die Trainer der AOK Systems verfügen dazu über drei Kompetenzen: Alle sind ehemalige Sozialversicherungsangestellte und kennen sich bestens mit den Prozessen bei einer gesetzlichen Krankenkasse aus. Zweitens verfügen sie über ein umfassendes oscare^® Know-how. Und drittens sind sie auch methodisch-didaktisch geschult. Im Juni vergangenen Jahres wurde es dann ernst: Im Rahmen von „Train-The-Trainer-Maßnahmen“ wurden 62 Trainer und Multiplikatoren der BKK Mobil Oil fachlich und methodisch-didaktisch qualifiziert. „Diese wiederum trainierten zwischen dem 3. September und dem 14. Dezember 2012 die rund 1.400 Mitarbeiter der BKK Mobil Oil. Insgesamt fanden 110 Trainings mit durchschnittlich zehn Mitarbeitern statt“, so Clasen. Dafür standen in Hamburg, Celle und Heusenstamm zwanzig Trainingsräume zur Verfügung. Die Trainings waren an die unterschiedlichen Bedürfnisse der jeweiligen Endanwender angepasst. Denn für Krankengeld werden zum Beispiel andere Prozesse benötigt als für den Pflegebereich. „Das Teilprojekt Training war eine runde Sache. Zwischen den Mitarbeitern der BKK Mobil Oil und der AOK Systems herrschte eine angenehme und kollegiale Atmosphäre“, so Magnus Student, Teilprojektleiter Training bei der BKK Mobil Oil.

Alles kann geübt werden

Am Anfang stand für alle Mitarbeiter der BKK Mobil Oil ein Grundlagentraining. Danach ging es fachspezifisch weiter. Der Praxispart behandelte konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag eines Sachbearbeiters – zum Beispiel für Hilfsmittel. Begleitend dazu wurden spezielle Trainingsmedien und -systeme angeboten. Dazu verfügt die AOK Systems über eigene Trainingssysteme, in denen alle Prozesse von oscare^® abgebildet werden können. Im Bereich Sachleistungen zum Beispiel stehen je Anwender rund 100 Trainingsfälle zur Verfügung: Zuerst macht der Trainer es vor, dann versuchen es die Teilnehmer zusammen und anschließend kann jeder allein üben. „Die Bedienung einer Software lernt man nur durch ständiges Üben. Das ist wie beim Autofahren“, sagt Siepen. Weitere Unterstützung geben Web Based Trainings (WBT) zu verschiedenen Bereichen von oscare^®. Das WBT „Look und Feel“ bietet einen Einblick, wie man etwa in oscare^® navigiert oder was ein Register ist. Es sind auch WBTs zu den fachlichen Themen wie Krankengeld oder dem Meldewesen verfügbar. „Aufgrund der eingereichten Feedbackbögen kann man sagen, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Aufgabengebiet ausreichend qualifiziert worden sind und den Umgang mit der Software beherrschen“, so Student.

Man hat nie ausgelernt

Das Kompetenz-Center Projekte und Training der AOK Systems versteht sich als Dienstleister und Berater in allen Fragen rund um die richtige Qualifizierung – und zwar vor, während und nach einer Softwareeinführung. Denn auch wenn eine neue Software läuft, sind manchmal weitere Trainings notwendig – zum Beispiel für neue Mitarbeiter oder Geschäftsprozesse. Dafür hat die AOK Systems eine eigene Trainingsakademie. Am Standort in Bonn wird eine Vielzahl an Weiterbildungsmaßnahmen und Trainings angeboten. Der genaue Terminplan findet sich im Kundenportal der AOK Systems. Bei einer ausreichend großen Menge von Teilnehmern sind auch Inhouse-Trainings möglich. „Der Erfolg eines Unternehmens ist abhängig von der Qualifikation seiner Mitarbeiter. Nur, wer seine Mitarbeiter kontinuierlich und effizient mit dem benötigten Wissen ausstattet, kann im Wettbewerb bestehen“, betont Birgit Siepen.