Die BKK Mobil Oil ist am 3. Januar auf oscare^® umgestiegen. Nicht Modul für Modul, sondern mit einem Big Bang. Das heißt: von einem Tag auf den anderen wurde die Unternehmenssoftware für die GKV-Prozesse komplett umgestellt. Zwei Jahre hat die Vorbereitung gedauert. Der Go live verlief dann relativ reibungslos. Jetzt befindet sich das Unternehmen im Projekt noch in einer Stabilisierungs- und Konsolidierungsphase.

Die Entscheidung, auf eine neue Unternehmenssoftware umzusteigen, trifft man nicht von heute auf morgen. Wie kam es dazu?

Wir hatten ein Altsystem, das abgelöst werden musste. Das ISKV-Basissystem, das bei uns im Einsatz war, läuft 2014 aus. Wir mussten uns also Gedanken über die Zukunft machen. Daher haben wir im Jahr 2010 eine Ausschreibung veröffentlicht – und der Zuschlag ging an die AOK Systems.

Seit 3. Januar ist oscare^® in Ihrem Haus produktiv. So eine Umstellung, vor allem ein Big Bang, geht nicht ohne Probleme über die Bühne. Gab es mal einen Zeitpunkt, an dem die BKK Mobil Oil die Entscheidung bereut hat?

Zugegeben, wir hatten eine sehr stressige Projektphase. Das lag auch daran, dass es in diesem Projekt viele sensible Teilprojekte gab. Ruhig geschlafen habe ich trotzdem, weil wir wussten, dass wir mit der AOK Systems einen guten Partner an der Seite haben.

Ein besonderer Stressfaktor war sicher, dass die Software nicht einfach nur umgestellt wurde, sondern dass es mit einem Big Bang gemacht wurde.

Es ist sicher einfacher, einzelne Teile abzulösen, als ein ganzes Softwarepaket einzuführen – vor allem auch für die Anwender. Aber aufgrund der Altsystemproblematik hatten wir gar keine Wahl. Wenn man neue Komponenten an das Altsystem angebunden hätte, wäre es zeitlich und technisch ein noch aufwendigerer Prozess gewesen – auch wirtschaftlich. Wir hätten die nötige Umstellung ohne einen Big Bang gar nicht in zwei Jahren geschafft.

War Ihnen das vor dem Projekt klar, dass das so anspruchsvoll werden würde?

Jeder, der etwas Projekterfahrung hat, weiß, dass solche Softwareprojekte stressig sind. Im Laufe des Projekts tauchen immer wieder Fragen und Probleme auf, die man zuvor nicht gesehen oder unterschätzt hat.

Dank ihres Partners AOK Systems waren Sie aber trotzdem immer zuversichtlich, dass es klappen würde?

Ja, wir hatten und haben mit der AOK Systems einen verlässlichen Partner an der Seite.

Jetzt ist die Software drei Monate im Einsatz. Was ist Ihr erstes Fazit?

Wir sind immer noch in der Stabilisierungs- und Konsolidierungsphase. Die Anwender gewöhnen sich mehr und mehr an das neue System und kommen immer besser mit den Anwendungen zurecht. Es werden noch Lücken geschlossen, aber das ist alles im Plan. Wir haben einen stabilen Systembetrieb und sind IT-technisch jetzt deutlich besser aufgestellt.

Wie waren die ersten Reaktionen der Mitarbeiter?

Unterschiedlich. Das lag sicher auch daran, dass die Arbeitsbelastung in den ersten Wochen sehr hoch war. Viele Kollegen bestätigen aber, dass die Prozesse jetzt besser laufen. Das muss sich alles erst noch richtig einspielen. Ich gehe davon aus, dass wir im zweiten Quartal im Normalbetrieb sind.

Mussten alle Mitarbeiter geschult werden?

Ja, alle rund 1.400 Mitarbeiter. Wir haben ja nicht nur den GKV-Kern abgelöst, sondern auch den Sales-Service und die Software im Bereich Personal.

Das ist eine ganz schöne Herausforderung.

So eine große Umstellung beinhaltet eigentlich drei Herausforderungen: Erstens die technische Umstellung. Zweitens die Mitarbeiter zu trainieren. Und drittens gleichzeitig den Betrieb am Laufen zu halten. Außerdem haben wir noch ein neues Rechenzentrum und eine neue Kopfstelle in Betrieb genommen, also eine Datenannahme und -verteilstelle. Das ist an sich schon einzeln für sich gesehen jeweils ein eigenes Großprojekt.

Wo sehen Sie die grundsätzliche Stärke von oscare^®?

Die Integrität. Früher hatten wir verschiedene Add-on-Produkte mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen im Einsatz. Auch die Datenqualität hat sich verbessert. Außerdem bietet oscare^® viele Funktionen, die wir im Altsystem nicht hatten. Ein weiterer großer Vorteil ist natürlich die SAP-Basis. Dadurch werden wir in Zukunft auf innovative Technik, wie etwa Hana, zurückgreifen können, die im Altsystem eigentlich nicht umsetzbar gewesen wäre.

Jetzt haben Sie nicht nur die Software, sondern Sie haben auch gleich noch ein neues und eigenes Rechenzentrum als Tochterunternehmen gegründet.

Wir hatten keine andere Möglichkeit, weil wir kein passendes externes Rechenzentrum gefunden haben. Der einzige Weg war ein eigenes Rechenzentrum zu gründen. Wir haben uns für eine GmbH entschieden, weil wir es auch für andere Kunden öffnen wollten. Und mit der BKK vor Ort haben wir ja bereits einen zweiten Gesellschafter gefunden.

Der Big Bang ist also geglückt: Wie geht es jetzt weiter?

Nach so einem Großprojekt brauchen wir jetzt ein bisschen Zeit bis zur nächsten Herausforderung. Es stehen noch einige Aufgaben auf der Agenda. Wir haben ja nicht nur ein SAP-Umfeld, sondern auch interne Systeme, die wir verbessern wollen. Und wir wollen auch neue Themen angehen. Hana und Testautomatisierung sind zwei wichtige Felder für die Zukunft. Es wird im IT-Bereich also nicht wirklich ruhiger oder entspannter werden.